E-Rechnung-Software für KMU sind Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramme, die elektronische Rechnungen im EN-16931-konformen Format ausstellen, versenden, empfangen und GoBD-konform archivieren. Sie unterstützen mindestens XRechnung 3.0.2 oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931 und integrieren Versandkanäle wie E-Mail oder Peppol.
Wonach wir verglichen haben
Acht Tools, die im deutschen KMU-Markt 2026 ernsthaft eine Rolle spielen. Bewertungskriterien: Format-Unterstützung (XRechnung, ZUGFeRD-Profile, Peppol), Preisstruktur, DATEV-Schnittstelle, Empfangs- und Validierungsworkflow, Skalierung über die Mitarbeiterzahl, GoBD-konforme Archivierung. Wir haben jedes Tool entweder selbst getestet oder anhand der Herstellerdokumentation und Erfahrungsberichten von Steuerberatern bewertet — kein Affiliate, keine bezahlten Platzierungen.
Die acht Tools im Direktvergleich
| Tool | Einstiegspreis (mtl.) | XRechnung Versand | ZUGFeRD 2.4 | DATEV-Schnittstelle | Peppol | Stärke |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Lexware Office (M) | 11,90 € | Ja | Ja (EN 16931) | Ja, ausgereift | Optional | Bestes Preis-Leistung für Selbstständige |
| SevDesk (Buchhaltung) | 14,90 € | Ja | Ja (EN 16931, EXTENDED) | Ja, sehr gut | Ja | Ausgereiftester E-Rechnungs-Workflow |
| DATEV Unternehmen Online | ab ~15 € + DATEV-Anbindung | Ja | Ja | Nativ | Ja | Standard für Steuerberater-Kanzleien |
| FastBill Pro | 19,99 € | Ja | Ja (EN 16931) | Ja | Über Partner | Schlanker Workflow für Dienstleister |
| BuchhaltungsButler | 29,00 € | Ja | Ja (EN 16931, EXTENDED) | Ja | Ja | Automatisierung & KI-Belegerkennung |
| Sage 50 Connected | ab 35,90 € | Ja | Ja | Ja, professionell | Modul | Mittelstand mit Warenwirtschaft |
| Crem Solutions iX-Haus | auf Anfrage (B2B) | Ja | Ja | Ja | Ja | Immobilien- und spezialisierte Branchen |
| Easybill | 9,00 € | Ja | Ja (EN 16931) | Ja | Über Partner | Günstigster Einstieg, fokussiert Rechnung |
Die Preise stammen aus den öffentlichen Tarifübersichten zum Zeitpunkt der Recherche im April 2026. Tarif-Namen ändern sich gelegentlich — beim Buchen also den aktuellen Stand prüfen.
Lexware Office: Solide für Solo und kleine Teams
Wer in den letzten Jahren Lexoffice genutzt hat, kennt das Produkt: seit 2025 unter dem Namen Lexware Office. Im Tarif M (11,90 Euro/Monat) steckt die volle E-Rechnung — Versand und Empfang in XRechnung und ZUGFeRD, automatischer Mahnlauf, DATEV-Export. Der Tarif S reicht nicht für E-Rechnungs-Versand, eine Falle, in die viele Selbstständige tappen. Der Empfangsworkflow ist gut: eine dedizierte E-Mail-Adresse leitet Rechnungen direkt in den Posteingang, Validierung läuft automatisch. Schwäche: bei mehr als drei Mitarbeitern wirken die Rollenrechte unflexibel.
SevDesk: Reifster Workflow am Markt
SevDesk hat 2024 und 2025 massiv in die E-Rechnung investiert — und das spürt man. Der Empfangsworkflow akzeptiert per Mail, Drag-and-Drop und API. Die Validierungsmeldungen sind klar formuliert: nicht "Schema-Fehler", sondern "Pflichtfeld Leitweg-ID fehlt". Die DATEV-Schnittstelle übergibt Buchungssätze samt Belegbild und XML-Original in einem Schritt. Schwäche: der Tarif Pflicht (24,90 Euro/Monat) wird ab fünf Mitarbeitern eng. Für KMU mit 5 bis 25 Mitarbeitern ist SevDesk meine Empfehlung Nummer eins.
DATEV Unternehmen Online: Wenn der Steuerberater führt
Die ehrliche Wahrheit: Wenn Ihr Steuerberater DATEV nutzt — und das tun in Deutschland rund 70 Prozent — ist DATEV Unternehmen Online der reibungsärmste Weg. Belege gehen direkt in den Bestand der Kanzlei, doppelte Erfassung entfällt. Bedienoberfläche: Geschmackssache, viele Anwender finden sie altbacken. Aber die Pipeline funktioniert seit 25 Jahren stabil, und die Schnittstelle zur Lohn- und Steuerwelt von DATEV ist konkurrenzlos. Für kleine GmbHs und KMU mit fester Steuerberater-Bindung der Standard.
FastBill Pro: Schlank und schnell
FastBill positioniert sich als Cloud-Tool für Dienstleister, Agenturen und Freelancer. Der Workflow ist bewusst minimal — Rechnung anlegen, E-Rechnung als ZUGFeRD generieren, versenden, fertig. Vorteil: extrem flache Lernkurve. Nachteil: für komplexere Anforderungen (Projekt-Controlling, Lager, Personal) zu schmal. Im Pro-Tarif (19,99 Euro) ist die E-Rechnungs-Funktion vollständig enthalten, inklusive Empfang und DATEV-Export.
BuchhaltungsButler: Automatisierung als Verkaufsargument
BuchhaltungsButler ist der Tüftler-Liebling. KI-basierte Belegerkennung, Bank-Anbindung, automatisierte Buchungsvorschläge. Die E-Rechnungs-Unterstützung ist vollständig (XRechnung-Versand, ZUGFeRD inklusive EXTENDED-Profil, Peppol-Anschluss). Preisniveau höher (ab 29 Euro), dafür spart das Tool bei einem KMU mit 200 Belegen pro Monat schnell zwei Stunden Buchhaltungsaufwand pro Woche ein. Anwender berichten von steiler Lernkurve in den ersten zwei Wochen — danach läuft es.
Sage 50 Connected: Wenn Warenwirtschaft dazukommt
Sage 50 Connected ist die Ergänzung für KMU, die nicht nur Rechnungen schreiben, sondern auch Lager und Aufträge verwalten. E-Rechnung ist solide implementiert, die DATEV-Schnittstelle gilt als professionell. Die Bedienung ist klassisch — kein Cloud-Hipster-Look, sondern ein Tool, das in Werkstätten, Handelsbetrieben und Handwerksbetrieben verstanden wird. Ab etwa 35 Euro/Monat. Für reine Dienstleister überdimensioniert.
Crem Solutions: Branchenspezialist
Crem Solutions iX-Haus ist primär eine Immobilien- und Hausverwaltungssoftware mit eingebauter E-Rechnungs-Verarbeitung. Spezialisiert auf hohe Belegvolumina mit komplexen Kostenstellen-Strukturen. Pricing nur auf Anfrage, Einstieg meist ab 1.500 Euro Implementierung plus monatliche Lizenz. Erwähnenswert, weil im KMU-Segment der Immobilienwirtschaft kaum Konkurrenz existiert.
Easybill: Günstigster Einstieg
Easybill ist seit 15 Jahren am Markt und konzentriert sich auf das Schreiben von Rechnungen. E-Rechnung mit XRechnung- und ZUGFeRD-Versand, Empfangsfunktion vorhanden, Buchhaltungstiefe begrenzt. Bei 9 Euro/Monat einer der günstigsten Anbieter mit voller E-Rechnungs-Konformität. Für Solo-Selbstständige und Kleinstunternehmen mit wenig Buchungsbedarf eine valide Wahl.
Welches Tool für welches KMU?
- Solo, <30 Rechnungen/Monat, einfache Buchhaltung: Easybill oder Lexware Office Tarif M.
- 5 bis 25 Mitarbeiter, gemischte B2B/B2C, Steuerberater-Kooperation: SevDesk Pflicht oder DATEV Unternehmen Online.
- Reine Dienstleister mit Projekten, schlanker Stack: FastBill Pro.
- 200+ Belege/Monat, Wunsch nach Automatisierung: BuchhaltungsButler.
- Handel und Warenwirtschaft, mittelständisch: Sage 50 Connected oder ein vollwertiges ERP — Auswahl im ERP-Vergleich für kleine Unternehmen.
- Immobilien-/Spezialbranche: Crem Solutions oder vergleichbarer Branchenspezialist.
Worauf bei der Implementierung achten
Drei Stolperfallen, die bei der Software-Auswahl gerne übersehen werden. Erstens: Der Empfang von E-Rechnungen wird oft als Selbstverständlichkeit beworben, der Validierungs- und Korrekturworkflow ist aber unterschiedlich gut gelöst. Lassen Sie sich vor Vertragsabschluss vorführen, was passiert, wenn eine fehlerhafte XRechnung eingeht — wie wird sie zurückgewiesen, wo wird das dokumentiert? Zweitens: GoBD-konforme Archivierung. Cloud-Tools liefern das mit, aber prüfen Sie die Aufbewahrungsdauer und ob die XML-Originale (nicht nur die PDF-Repräsentation) gespeichert werden. Drittens: Datenschutz und Hosting-Standort — bei Cloud-Tools sollte der Server-Standort Deutschland oder mindestens EU sein.
Verwandte Themen
Format-Wahl im Detail: XRechnung vs. ZUGFeRD. Pflicht-Zeitplan: E-Rechnungspflicht 2025–2028. Praxis: E-Rechnung Schritt für Schritt erstellen. Komplette Übersicht: E-Rechnung KMU 2026 — Leitfaden. Allgemeine Buchhaltungssoftware ohne E-Rechnungs-Fokus: Buchhaltungssoftware-Vergleich 2026 und Beste Buchhaltungssoftware KMU.