Die E-Rechnungspflicht in Deutschland ist eine gesetzliche Verpflichtung aus dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 und § 14 UStG. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Der Versand wird stufenweise zwischen 2027 und 2028 verpflichtend, abhängig von Vorjahresumsatz und Unternehmensgröße.
Wie es zum Gesetz kam
Die EU-Kommission hat 2022 das Vorhaben "VAT in the Digital Age" (ViDA) gestartet, um Mehrwertsteuerbetrug einzudämmen und Verwaltung zu modernisieren. Deutschland hat parallel den Bundesweg gewählt — das Wachstumschancengesetz wurde am 22. März 2024 vom Bundesrat verabschiedet, am 27. März 2024 verkündet, in Kraft getreten am 1. Januar 2025 für die Empfangspflicht. Die Versandpflichten greifen gestaffelt 2027 und 2028.
Die zentrale Norm ist § 14 UStG in der ab 2025 geltenden Fassung. Kommentar dazu liefert das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, das die praktischen Anwendungsfragen klärt.
Der vollständige Zeitplan
| Zeitraum | Wer ist betroffen | Was ist Pflicht | Was ist noch erlaubt |
|---|---|---|---|
| Bis 31.12.2024 | Niemand | Keine E-Rechnungspflicht im B2B | Papier, PDF, alle gängigen Formate |
| 01.01.2025 – 31.12.2026 | Alle B2B-Unternehmen | E-Rechnung empfangen | Beim Versand: Papier, PDF mit Empfängerzustimmung, EDI |
| 01.01.2027 – 31.12.2027 | Versender Vorjahresumsatz > 800.000 € | E-Rechnung ausstellen | Versender unter 800.000 €: Papier/PDF mit Zustimmung |
| Ab 01.01.2028 | Alle B2B-Versender | E-Rechnung ausstellen — generell | Nur Ausnahmen (Kleinbetrag, steuerfreie Leistungen, Kleinunternehmer) |
Phase 1: Empfangspflicht seit 1. Januar 2025
Hier ist die Lage eindeutig. Jedes inländische umsatzsteuerpflichtige Unternehmen muss seit dem 1. Januar 2025 fähig sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen — in den Formaten XRechnung 3.0.x oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931. Keine Übergangsfrist, keine Ausnahme nach Größe, keine Empfänger-Zustimmung mehr nötig. Der Lieferant darf Ihnen eine E-Rechnung schicken, und Sie müssen sie verarbeiten können.
Praktisch bedeutet das: ein E-Mail-Postfach reicht technisch, sofern Sie die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF auch verarbeiten und GoBD-konform archivieren können. Wer noch immer Rechnungen ausschließlich auf Papier sammelt, lebt seit Januar 2025 außerhalb des Gesetzes — und wird schon jetzt von größeren Lieferanten gemahnt.
Phase 2: Übergangsregelung 2025 und 2026 beim Versand
Beim Versand hat der Gesetzgeber ein zweijähriges Schonfenster eingebaut. In den Jahren 2025 und 2026 dürfen Sie weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen versenden — vorausgesetzt, der Empfänger stimmt zu. Die Zustimmung kann formfrei erfolgen, in der Praxis genügt die widerspruchsfreie Annahme der Rechnung.
Das klingt entspannt, ist es aber nicht für jeden. Konzern-Kunden und öffentliche Auftraggeber haben oft schon zum 1. Januar 2025 auf reinen E-Rechnungs-Empfang umgestellt. Wer in solche Liefernetzwerke verkauft, fährt 2026 längst E-Rechnung — die Übergangsregelung ist eine theoretische Erleichterung, die in der Realität wenig hilft.
Phase 3: 2027 — die 800.000-Euro-Grenze
Hier wird es differenziert. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (also Umsatz 2026) von mehr als 800.000 Euro E-Rechnungen ausstellen. Die Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG — also alle steuerbaren Leistungen, nicht nur die B2B-Umsätze.
Wer zum Stichtag 1. Januar 2027 unter dieser Grenze liegt, darf weitere zwölf Monate Papier oder PDF mit Zustimmung des Empfängers versenden. Achtung: Sobald Sie 2027 die 800.000-Euro-Grenze überschreiten, gilt die E-Rechnungspflicht nicht rückwirkend, sondern erst ab dem Folgejahr. Die Schwelle wird streng auf den Vorjahresumsatz bezogen.
Phase 4: Ab 1. Januar 2028 — die Vollumstellung
Mit dem Start ins Jahr 2028 endet die Übergangsphase. Ab diesem Datum müssen alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen, unabhängig vom Umsatz. Papier und PDF (ohne XML) verlieren den Rechnungsstatus für umsatzsteuerliche Zwecke. Wer 2028 noch PDFs versendet, riskiert, dass seine Rechnungen vom Empfänger als ungültig zurückgewiesen werden — mit allen Folgen für Liquidität und Geschäftsbeziehung.
Wer bleibt ausgenommen?
Drei Gruppen sind dauerhaft von der E-Rechnungspflicht beim Versand befreit:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV. Auch nach 2028 dürfen Sie für Beträge unter 250 Euro Papier oder einfache PDFs ausstellen. Achtung: 250 Euro brutto, nicht netto — eine Rechnung über 220 Euro netto plus 19 Prozent USt liegt mit 261,80 Euro über der Grenze.
- Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa bestimmte Finanzdienstleistungen, Versicherungen, ärztliche Leistungen, Vermietung von Wohnraum.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG (Vorjahresumsatz unter 25.000 Euro, laufendes Jahr unter 100.000 Euro). Sie können freiwillig E-Rechnungen ausstellen, sind aber nicht verpflichtet.
Außerdem nicht erfasst: B2C-Geschäft (Lieferungen an Endverbraucher), grenzüberschreitende Lieferungen ins Ausland (eigene Regeln, ViDA-Vorgaben ab 2030), Rechnungen an juristische Personen ohne unternehmerische Tätigkeit.
Was passiert bei Nichterfüllung?
Eine direkte Bußgeldnorm "keine E-Rechnung versendet" gibt es im UStG nicht. Aber die mittelbaren Folgen sind erheblich:
| Verstoß | Mögliche Folge | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Keine E-Rechnung trotz Pflicht | Empfänger verliert Vorsteuerabzug, Rechnung wird zurückgewiesen | § 14 Abs. 4 UStG |
| Fehlerhafte Aufbewahrung | Bußgeld bis 5.000 € je Verstoß | § 379 AO |
| Systematische Verstöße | Verschärfte Schätzung bei Betriebsprüfung | § 162 AO |
| Keine GoBD-konforme Archivierung | Verwerfung der Buchführung möglich | GoBD i.V.m. § 158 AO |
Praxis-Empfehlung für KMU
Wer 2026 noch nichts unternommen hat, sollte jetzt agieren — nicht panisch, aber zügig. Drei Ansätze nach Unternehmensgröße:
Solo-Selbstständige und Kleinstunternehmen (bis 5 MA): Eine Cloud-Buchhaltungssoftware wie Easybill, Lexware Office oder SevDesk abonnieren, Format-Voreinstellung auf ZUGFeRD setzen, Empfangsadresse einrichten. Aufwand: ein bis zwei Tage, Kosten ab 9 Euro/Monat. Details im Software-Vergleich.
KMU 5–25 Mitarbeiter: Buchhaltungssystem prüfen, gegebenenfalls Update oder Wechsel zu SevDesk, DATEV oder BuchhaltungsButler. DMS für Archivierung anbinden — siehe DMS-Vergleich. Mitarbeiterschulung zu E-Rechnungs-Workflow durchführen. Pilot mit drei B2B-Kunden starten.
Mittelstand 25+ Mitarbeiter: ERP-Strategie überprüfen, ob das aktuelle System E-Rechnungen vollständig integriert. Bei größeren Lücken auf eine integrierte Lösung migrieren — der ERP-Vergleich zeigt Optionen. Datenschutz und Cyber-Sicherheit der Rechnungs-XML mit prüfen, Stichwort Cybersecurity-Maßnahmen. Wer einen Vorjahresumsatz nahe der 800.000-Euro-Grenze fährt, sollte 2026 davon ausgehen, ab 2027 versandpflichtig zu sein.
Was 2026 noch zu erwarten ist
Das BMF wird voraussichtlich 2026 ein Folgeschreiben zum Schreiben vom 15. Oktober 2024 veröffentlichen, das die Erfahrungen aus dem ersten Empfangsjahr aufgreift. Die ZUGFeRD-Version 2.4 ist seit Januar 2026 in Kraft, die XRechnung erhält weiter halbjährliche Updates. Auf EU-Ebene werden die ViDA-Pakete weiter verhandelt — Echtzeit-Meldewesen ist bis 2030 geplant, hat aber für 2026 noch keine direkten KMU-Auswirkungen.
Mehr lesen
Format-Wahl: XRechnung vs. ZUGFeRD. Praktische Umsetzung: E-Rechnung erstellen. Software-Auswahl: Top 8 Tools im Vergleich. Komplette Übersicht: E-Rechnung KMU 2026 Leitfaden. Allgemein zur Buchhaltung: Buchhaltungssoftware-Vergleich und Beste Buchhaltungssoftware KMU.