XRechnung ist ein reines XML-Format der KoSIT für strukturierte Rechnungen, primär für die öffentliche Verwaltung entwickelt. ZUGFeRD ist ein hybrides Format aus PDF/A-3 mit eingebettetem XML, vom FeRD gepflegt. Beide entsprechen der EN 16931 und sind seit 2025 für die deutsche E-Rechnungspflicht zugelassen — sie unterscheiden sich aber in Lesbarkeit, Workflow und typischer Einsatzform.
Warum diese Frage überhaupt entscheidet
Wer 2026 die E-Rechnungspflicht praktisch umsetzt, stolpert spätestens am dritten Arbeitstag über die Format-Wahl. "Sendet ihr XRechnung oder ZUGFeRD?", fragt der Großkunde am Telefon — und plötzlich klingt das Thema technisch. Es ist es nicht. Das eine ist Code, das andere ist Code mit PDF-Anzeige. Die Entscheidung hat aber Konsequenzen für die Buchhaltungsoberfläche, das Archivverhalten und die Streit-Robustheit.
XRechnung 3.0.2 im Klartext
XRechnung wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) für den öffentlichen Sektor entwickelt. Aktuelle Version 3.0.2, gepflegt seit Juli 2024 mit halbjährlichen Updates. Im B2G-Geschäft (Business to Government) ist XRechnung seit 27. November 2020 verpflichtend für Lieferungen an Bundesbehörden. Der Empfangsweg läuft über die Zentrale Rechnungseingangsplattform ZRE oder die OZG-konforme Plattform OZG-RE.
Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Wer sie öffnet, sieht Code — Tags, IDs, Werte. Kein Layout, kein Logo, keine optische Gliederung. Für Software perfekt, für menschliche Leser zwecks Sichtprüfung schwierig. Die meisten Buchhaltungstools rendern beim Empfang eine Voransicht, aber das ist eine Interpretation, nicht das Original.
Der Vorteil: maximale Klarheit. Es gibt nur eine Wahrheit — die XML. Bei Streitigkeiten oder Betriebsprüfungen zählt der Code, nicht ein optisches Gefälligkeitsdokument. Die Schemavalidierung gegen das CIUS XRechnung sagt eindeutig Ja oder Nein. Wer XRechnung versendet, hat im Streitfall eine extrem belastbare Position.
ZUGFeRD 2.4 im Klartext
ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Mund voll, gemeint ist: ein PDF/A-3 Dokument mit eingebettetem XML. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat das Format gemeinsam mit französischen Partnern als grenzüberschreitenden Standard entwickelt — in Frankreich heißt das Pendant Factur-X. Aktuelle Version 2.4, freigegeben am 15. Januar 2026.
ZUGFeRD definiert mehrere Profile, von denen für die deutsche E-Rechnungspflicht nur drei zugelassen sind:
| Profil | EN-16931-konform | Anwendungsfall |
|---|---|---|
| MINIMUM | Nein | Nicht zulässig für E-Rechnungspflicht |
| BASIC-WL | Nein | Nicht zulässig für E-Rechnungspflicht |
| BASIC | Ja | Einfache Rechnungen, eingeschränkte Datenfelder |
| EN 16931 (COMFORT) | Ja | Standard für KMU im B2B |
| EXTENDED | Ja | Branchen mit Spezialfeldern (Bau, Pharma, Automotive) |
| XRECHNUNG | Ja | XRechnung-Strukturen in PDF-Hülle |
Wer ZUGFeRD nutzt, sollte mindestens Profil EN 16931 wählen. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL sind weiterhin im Format spezifiziert, aber rechtlich keine E-Rechnungen — sie taugen nur als Begleitdokumente.
Der Charme von ZUGFeRD: Sie senden ein PDF wie immer, das Layout bleibt. Buchhaltung, Geschäftsführung und Vertrieb sehen vertraute Dokumente. Im Hintergrund liegt das XML, das eine Empfänger-Software automatisiert verarbeiten kann. Hybridität als Friedensangebot zwischen "alles digital" und "wir wollen es trotzdem sehen können".
Direktvergleich der Eigenschaften
| Kriterium | XRechnung 3.0.2 | ZUGFeRD 2.4 (EN 16931) |
|---|---|---|
| Dateityp | XML | PDF/A-3 + eingebettetes XML |
| Lesbar für Menschen | Nein (Code) | Ja (PDF-Schicht) |
| Maschinenverarbeitung | Direkt | Direkt aus XML-Schicht |
| Pflicht im B2G | Ja (Bund seit 2020) | Wird teilweise akzeptiert |
| Üblich im B2B-KMU | Bei Großkunden | Standard |
| Validator | KoSIT-Validator (kostenlos) | FeRD-Validator, kommerzielle Tools |
| Dateigröße typisch | 20–80 KB | 200–600 KB |
| Internationale Anschlussfähigkeit | Über CIUS-Mappings | Hoch (Factur-X-kompatibel) |
| Streit-Robustheit | Sehr hoch (eindeutige Quelle) | Hoch (XML maßgeblich, PDF illustrativ) |
Wann XRechnung sinnvoll ist
XRechnung ist die richtige Wahl in drei Fällen. Erstens: Sie liefern an den Bund, an Landesbehörden oder kommunale Auftraggeber, die XRechnung verlangen. Hier führt kein Weg vorbei. Zweitens: Ihr Großkunde — typischerweise ein DAX-Konzern oder ein Konzern-Tochterunternehmen mit eigenem Eingangsportal — fordert explizit XRechnung. Drittens: Sie betreiben einen vollständig automatisierten Workflow ohne manuelle Sichtprüfung und legen Wert auf minimalen Datenoverhead.
Was gegen XRechnung spricht: Wer im Tagesgeschäft Rechnungen mit Kunden bespricht, mailt, ablegt, wird die fehlende Lesbarkeit als Reibung wahrnehmen. Praxistest: Drucken Sie eine XRechnung-XML aus und legen Sie sie ihrem Buchhalter auf den Tisch. Beobachten Sie die Reaktion.
Wann ZUGFeRD die bessere Wahl ist
Für 90 Prozent der KMU im klassischen B2B-Geschäft ist ZUGFeRD 2.4 mit Profil EN 16931 die pragmatische Wahl. Sie haben weiter ein PDF zum Anschauen, Mailen und Ausdrucken — die Maschine liest die XML-Schicht ohne Murren. Buchhaltungssoftware wie Lexware Office, SevDesk und FastBill bauen ZUGFeRD by default, der Empfänger nimmt PDFs ohnehin entgegen. Die Umstellung im Betrieb ist optisch unsichtbar, das Format technisch konform.
Wenn Sie Spezialfelder brauchen — Bau (Skontostaffeln, Sicherheitseinbehalte), Pharma (Chargennummern), Automotive (Lieferantennummern) — wechseln Sie auf das EXTENDED-Profil. Es ist EN-16931-konform, bietet aber zusätzliche Felder. Achtung: nicht jede Empfänger-Software kann EXTENDED-Felder lesen. Vorher mit Großkunden klären.
Beide Formate beherrschen — warum nicht?
Die ehrliche Lebensführungs-Empfehlung: gute Buchhaltungssoftware kann beide Formate ausstellen. Stellen Sie ZUGFeRD als Default ein und schalten Sie XRechnung-Versand für die Kunden frei, die es ausdrücklich verlangen. Das ist genau das Setup, das SevDesk, Lexware Office und DATEV in den Einstellungen anbieten — eine Format-Voreinstellung pro Kundenstamm.
Beim Empfang ist die Frage ohnehin entschärft: Sie müssen jedes EN-16931-konforme Format akzeptieren, das ein Lieferant Ihnen schickt. Eine gute Software erkennt automatisch, ob die eingehende Datei XRechnung-XML oder ZUGFeRD-PDF ist, und verarbeitet entsprechend.
Validierung — der Schritt, den niemand auslassen sollte
Eine technisch fehlerhafte E-Rechnung ist umsatzsteuerlich keine Rechnung. Der Empfänger verliert den Vorsteuerabzug, Sie bekommen die Rechnung zurück, der Zahllauf verzögert sich. Validierung ist deshalb keine Kür, sondern Pflicht.
- KoSIT-Validator nutzen für XRechnung — kostenlos, prüft gegen das aktuelle Schema.
- FeRD-Tools für ZUGFeRD — der Mustang-Validator (Open Source) prüft alle Profile.
- Software-internen Validator aktivieren — die meisten Buchhaltungstools validieren vor dem Versand, oft aber nur optional.
- Stichproben pro Quartal — vor allem bei Branchenwechseln, Profil-Updates oder Software-Upgrades neu testen.
- Empfangs-Validierung dokumentieren — bei eingehenden E-Rechnungen automatisch validieren und Validierungsprotokoll archivieren. Wichtig für Vorsteuerabzug.
Empfehlung in einem Satz
ZUGFeRD 2.4 mit Profil EN 16931 als Standard, XRechnung 3.0.2 für B2G und Großkunden auf Anfrage, beide Formate validiert vor Versand und beim Empfang. Wer das aufgesetzt hat, ist 2027 entspannt.
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