Eine E-Rechnung erstellen heißt eine strukturierte elektronische Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931 anzufertigen, die alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG sowie die EN-16931-Schemafelder enthält und nach Validierung digital an den Empfänger übermittelt wird. Der Workflow ist mit moderner Buchhaltungssoftware in unter zehn Minuten machbar.
Vor dem ersten Klick: drei Voraussetzungen
Bevor Sie die erste E-Rechnung erstellen, sollten drei Dinge stehen. Erstens: eine Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen ausstellen kann. Welche das sind, steht im Software-Vergleich. Zweitens: die Format-Entscheidung — XRechnung oder ZUGFeRD? Bei ZUGFeRD welches Profil? Hinweise dazu im Format-Vergleich. Drittens: vollständige Stammdaten in der Software — Ihre eigenen, die des Empfängers.
Pflichtfelder im Überblick
Eine E-Rechnung muss alle klassischen Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten — plus die strukturellen Pflichtfelder nach EN 16931. Übersicht:
| Feldgruppe | Inhalt | Pflicht nach |
|---|---|---|
| Rechnungssteller | Name, Anschrift, USt-ID oder Steuernummer | § 14 Abs. 4 UStG |
| Rechnungsempfänger | Name, Anschrift, ggf. USt-ID | § 14 Abs. 4 UStG |
| Rechnungsdatum, Rechnungsnummer | Eindeutig, fortlaufend | § 14 Abs. 4 UStG |
| Leistungsdatum | Tag oder Zeitraum der Leistung | § 14 Abs. 4 UStG |
| Leistungsbeschreibung | Eindeutig, mit Menge und Art | § 14 Abs. 4 UStG |
| Entgelt, Steuersatz, Steuerbetrag | Aufgeschlüsselt nach Steuersatz | § 14 Abs. 4 UStG |
| Zahlungsbedingungen | Fälligkeit, Skonto, IBAN | EN 16931 BT-9, BT-20 |
| Käuferreferenz | Bestellnummer oder Leitweg-ID (B2G) | EN 16931 BT-10 |
| Rechnungsart-Code | 380 (Handelsrechnung), 381 (Gutschrift) etc. | EN 16931 BT-3 |
| Codierung Mehrwertsteuer-Kategorie | S, Z, E, AE, K, G, O, L, M | EN 16931 BT-118 |
Die meisten Felder füllt die Software automatisch aus den Stammdaten. Stolperfallen sind die Käuferreferenz (oft die Bestellnummer des Kunden) und die Mehrwertsteuer-Kategorie-Codes — gerade bei steuerfreien Leistungen oder Reverse-Charge-Geschäft müssen Sie den richtigen Code wählen.
Schritt-für-Schritt: erste E-Rechnung in zehn Schritten
- Buchhaltungssoftware öffnen und neuen Rechnungs-Vorgang anlegen. In Lexware Office: "Rechnung schreiben". In SevDesk: "Beleg → Rechnung → Neu". In FastBill: "+" → "Rechnung".
- Empfänger auswählen oder neu anlegen. Wichtig: USt-ID hinterlegen, falls vorhanden. Bei B2G-Empfängern (Bundesbehörden) zwingend die Leitweg-ID eintragen — sie wird vom Auftraggeber mitgeteilt und ist nicht öffentlich recherchierbar.
- Rechnungsdatum und Leistungsdatum prüfen. Beides muss korrekt gesetzt sein. Bei laufenden Dauerleistungen (Wartung, Hosting, Lizenzen) tragen Sie den Leistungszeitraum ein — etwa "01.04.2026 bis 30.04.2026".
- Rechnungsnummer kontrollieren. Sie muss eindeutig und fortlaufend sein, einmal vergeben darf sie nie wieder verwendet werden. Die Software vergibt automatisch — bei Wechsel des Buchhaltungssystems prüfen Sie die Anfangs-Sequenz.
- Positionen erfassen. Pro Position Menge, Einheit, Beschreibung, Einzelpreis, Steuersatz. Die Beschreibung sollte eindeutig sein — "Beratungsleistung" reicht nicht, "Beratung Marketing-Konzept Mai 2026, 8 Stunden" ja.
- Steuersatz und MwSt-Kategorie wählen. Standard: 19 Prozent (Code S). Reduzierter Satz 7 Prozent (Code S). Steuerfrei nach § 4 Nr. 1a UStG — Code Z. Reverse-Charge (B2B EU): Code AE mit Hinweis auf § 13b UStG.
- Zahlungsbedingungen ergänzen. Fälligkeit ("zahlbar in 14 Tagen"), gegebenenfalls Skonto-Regelung, IBAN/BIC. Die EN 16931 verlangt strukturierte Felder — die Software hat dafür eigene Eingabemasken, kein Freitext.
- Format wählen. ZUGFeRD 2.4 (Profil EN 16931) für Standard-B2B, XRechnung 3.0.x für B2G und auf Anforderung. In den meisten Tools: Voreinstellung pro Kunde, einmal gesetzt.
- Validieren. Vor dem Versand validieren — viele Tools haben einen "Vorab-Validierung"-Knopf. Externe Prüfung mit dem KoSIT-Validator (XRechnung) oder Mustang-Validator (ZUGFeRD) für Sicherheitsstichproben. Fehler beheben, bevor Sie senden.
- Versenden und archivieren. Per E-Mail, Peppol oder direktem Upload (B2G über ZRE-Plattform). Die Software speichert XML-Original und PDF-Repräsentation automatisch. GoBD-konformes Archiv: zehn Jahre, unveränderlich.
Häufige Fehler bei den ersten E-Rechnungen
| Fehler | Was passiert | Lösung |
|---|---|---|
| Käuferreferenz/Leitweg-ID fehlt | Empfänger weist die Rechnung ab | Vor Versand klären, im Kundenstamm hinterlegen |
| Falsche MwSt-Kategorie | Vorsteuerabzug beim Empfänger gefährdet | Bei Unsicherheit Steuerberater einbinden |
| USt-ID des Empfängers nicht gepflegt | Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen Steuerproblem | USt-ID immer im Stammdatensatz hinterlegen, jährlich prüfen |
| Profil MINIMUM oder BASIC-WL bei ZUGFeRD | Format ist keine E-Rechnung im Sinne UStG | Profil EN 16931 oder höher einstellen |
| Kein XML-Original archiviert, nur PDF | GoBD-Verstoß, Bußgeldrisiko | Software-Einstellung prüfen, idealerweise DMS anbinden |
| Rechnung über bekannte Mailadresse, ohne Bestätigung | Empfang nicht nachweisbar bei Streit | Lesebestätigung anfordern, Versand-Log archivieren |
Versandwege im Detail
Drei Wege haben sich etabliert. E-Mail mit Anhang ist der einfachste — Sie schicken die ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML als Mail-Anhang an die Rechnungsadresse des Empfängers. Pragmatisch für KMU im B2B-Tagesgeschäft. Nachteil: kein automatischer Empfangsnachweis.
Peppol ist das europäische Netzwerk für sichere Übertragung. Sie senden über einen Peppol Access Point (z. B. Ihre Buchhaltungssoftware mit Peppol-Anbindung), der Empfänger erhält die Rechnung über sein eigenes Access-Point-System. Sicher, automatisiert, mit Empfangsbestätigung. Aktuell vor allem im B2G und bei Konzernen verbreitet.
B2G über ZRE oder OZG-RE ist Pflicht bei Bundesbehörden. Sie laden die XRechnung manuell hoch oder nutzen die Peppol-Anbindung Ihrer Software. Vor dem ersten Versand: Anmeldung im ZRE-Portal, Übermittlung der Lieferanten-Stammdaten. Aufwand einmalig, danach Routine.
Archivierung und GoBD-Konformität
Die GoBD verlangen, dass elektronische Rechnungen unveränderbar zehn Jahre aufbewahrt werden — und zwar im Originalformat. Bei einer E-Rechnung ist das die XML-Datei (oder das ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML), nicht ein vom Buchhalter umgewandelter Ausdruck.
Cloud-Buchhaltungssoftware übernimmt das normalerweise mit. Wer On-Premise arbeitet oder besonders strenge Compliance-Anforderungen hat, koppelt ein DMS an — siehe DMS-Vergleich. Wichtig: das Archiv-System muss Schreibschutz und Versionsführung garantieren, einfache Cloud-Speicher wie Dropbox oder Google Drive erfüllen die GoBD-Anforderungen nicht ohne weitere Maßnahmen.
Tipps aus der Praxis
Erst einmal an einen freundlichen Pilotkunden senden. Bitten Sie ihn um ehrliches Feedback: "Konnte deine Buchhaltung die Rechnung verarbeiten? Hat das Format funktioniert? Was war komisch?" Aus diesen drei Fragen lernt man mehr als aus jeder Schulung.
Zweitens: einen internen Test-Empfänger einrichten. Senden Sie eine E-Rechnung an Ihre eigene Mail-Adresse oder an ein Test-Konto und beobachten Sie, was passiert. Manche Software-Fehler treten erst beim Empfang auf.
Drittens: Steuerberater frühzeitig einbinden. Lassen Sie ihn die ersten fünf E-Rechnungen ansehen, bevor Sie an reale Kunden versenden. Eine 30-Minuten-Sitzung erspart Wochen Korrekturschleifen.
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